Bijlagen

De begroting van de griffie heeft een aparte status binnen de Programmabegroting en is daarom afzonderlijk bijgevoegd. Het voorstel tot het vaststellen van de griffiebegroting wordt namelijk door het presidium gedaan in plaats van door het college van burgemeester en wethouders. Om die reden heeft de auditcommissie geadviseerd de begroting van de griffie ook als een aparte bijlage bij de Programmabegroting te voegen.

Doelstelling (begroting) griffie

We zorgen voor omstandigheden en faciliteiten, waardoor de gemeenteraad zijn taken optimaal kan uitoefenen in samenwerking met andere bestuursorganen, het maatschappelijk middenveld en de inwoners. De inwoners staan daarbij centraal.

Het verder ondersteunen van de gemeenteraad en zijn individuele leden afzonderlijk bij het uitoefenen van zijn kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende taken.

In het Jaarplan van de griffie is hierover het volgende opgenomen:

Missie griffie
De griffie adviseert en ondersteunt de raad, de individuele raadsleden en de burgerraadsleden bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept en bevordert de griffie de voorwaarden voor het duaal functioneren en het waarmaken van de ambities van de raad. Dit komt tot uiting in de volgende opdracht aan de griffie:

1. De verbetering van de kwaliteit van de democratische besluitvorming van de gemeenteraad;
2. De optimalisering van de verhouding tussen raad, college en ambtelijke organisatie;
3. De bevordering van de participatie van burgers binnen de besluitvorming van de gemeenteraad;
4. De bevordering van een duidelijke positionering van de gemeenteraad binnen en buiten de gemeente;

In 2026 worden door de griffie voor de raad de volgende acties c.q. maatregelen ondernomen:

Verkiezingen 2026
2026 staat in het teken van de verkiezingen van de nieuwe raad, maar in het verlengde daarvan ook  in de op 9 september 2025 overgenomen aanbevelingen van de Rekenkamer n.a.v. hun rapport  Onderzoek samenspel raad, college en ambtelijke organisatie. In het  introductieprogramma van de nieuwe raad wordt veel aandacht gegeven aan de onderlinge verhoudingen, gedrag, rollen, handelingen en houding naar elkaar toe. Dit zal eerst met de nieuwe raad zelf zijn en later met het nieuwe college en organisatie. In deze bijeenkomsten wordt ook de vergaderstructuur opnieuw besproken en vastgelegd voor de komende raadsperiode.
Het introductieprogramma bevat verder de gebruikelijke majeure thema’s zoals integriteit, duurzaamheid, de omgeving en samenleving en kennismaking met de organisatie.
Er wordt een communicatieplan opgesteld voor de introductie van  de nieuwe raad aan de inwoners van Horst aan de Maas.
In de aanloop naar de verkiezingen wordt op onze website een Stemhulp geïntroduceerd waarin de inwoners hun eigen opvattingen kunnen vergelijken met de standpunten van de deelnemende politieke partijen in hun verkiezingsprogramma’s. Na het invullen van verschillende stellingen krijgen zij een beeld, waar zij staan in het politieke landschap te midden van de politieke partijen.
In de begroting 2026 wordt hier eenmalig een bedrag van € 10.000 opgenomen.
Ook de overige extra kosten die in relatie met de gemeenteraadsverkiezingen worden gemaakt komen ten laste van het budget van de griffie. Het betreft hier de verkiezingsavond, de meerdere debatavonden en de communicatie, zoals een video. Deze extra kosten bedragen eveneens €10.000.

Ambitie raad (en griffie)
In de eerste gesprekken met de raad onderling over gedrag en rollen wordt een eerste doorkijk genomen naar de ambitie en agenda van de raad in de komende 4 jaar. Na de introductieperiode en de eerste honderd dagen wordt in de 2^e helft van 2026 aandacht besteed aan de doelstellingen van de nieuwe raad en de daarbij horende agenda. Voor dit laatste is het college programma een belangrijke bron van informatie, daar de raad bepaalt of hij de gekozen onderwerpen omarmt en hoe en wanneer deze (middels procesnotities) de komende 4 jaar worden opgepakt.
In het verlengde hiervan is het een automatisch gevolg dat  ook de missie en visie van de griffie heroverwogen wordt, immers bij een ambitieuze raad hoort ook een ambitieuze griffie. Een belangrijk aspect hierbij is het functieprofiel van de nieuwe griffier omdat in de loop van 2027 hier een vacature ontstaat.

De digitale raad
De digitale ondersteuning en presentatie van de raad worden verder door ontwikkeld. Bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode in maart 2026 ontvangen alle (burger)raadsleden een nieuwe iPad voor de komende 4 jaar. Dit is noodzakelijk omdat hierop alle relevante raadsinformatie, waaronder de agenda’s en bijbehorende stukken, voor de (burger)raadsleden beschikbaar zijn. Deze extra kosten van ongeveer € 50.000 komen ten laste van de budgetpost Raad.
Om de balans tussen de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad in stand te houden wordt de door ons ontwikkelde applicatie (vragen en antwoorden over raadsvoorstellen en (raadsinformatie) brieven), verder doorontwikkeld. Het streven blijft om deze vragen van (burger)raadsleden en antwoorden van het college voorafgaand aan de vergaderingen volledig af te doen. Hiermee is bereikt dat er tijdens de raadsavonden zelf, voldoende ruimte is voor de politieke behandeling ervan.
Voor deze doorontwikkeling en die van de vergaderapplicatie van de raad (Notubox) dient het “Budget Digitale raad” wel te worden verhoogd. Zo wordt in het begin van 2026 de module Dossiers toegevoegd, waar men op een logische en chronologische wijze inzicht krijgt in de majeure onderwerpen. Als voorbeeld noemen we het dossier Omgevingsvisie, de(burger)raadsleden kunnen dan zelf raadplegen welke documenten (raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven, presentaties enz.) hierover en wanneer (raadsvergaderingen, raadsavonden enz) aan hen beschikbaar zijn gesteld en wat ze hierover nog kunnen verwachten (start- en procesnotities)

Regionale samenwerking
De raden nemen hierin gezamenlijk hun verantwoordelijkheid. In 2026 is er een integrale aansturing van alle verbonden partijen. Door een (gelijk)tijdige, juiste en volledige (actieve) informatieverstrekking wordt het mogelijk gemaakt dat er aan de raden verantwoording wordt afgelegd en de raden in positie worden gebracht om de nieuwe kaders te stellen. In de gemeenschappelijk regeling Regio Noord Limburg  wordt een formele regionale raadsadviescommissie ingesteld. Hier zullen naar alle waarschijnlijkheid 2 raadsleden van Horst aan de Maas aan deelnemen.